Tietosuojaseloste
Tämä on Kumo Ay:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 01.04.2018. Päivitetty 7.1.2019
Rekisterinpitäjä: Musiikin ja kulttuurin osaamiskeskus y-tunnus: 2546608-5
Rekisteristä vastaava henkilö: Toimitusjohtaja Sanna Helèn, varalla Rehtori Heli Kallio-Lampinen
Rekisterin nimi ja käyttötarkoitus: Musiikin ja kulttuurin osaamiskeskus KUMO Ay:n asiakasrekisteri. Rekisterin tietoja käytetään oppilaan/asiakkaan opetuksen suunnitteluun ja toteutukseen sekä rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun. Asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyystietojen keräämiseen ja käsittelyyn. Taiteenperusopetuksen tietoja annetaan tilastoina Jyväskylän kaupungille ilman yksilöityä tietoa.
Rekisteriä käytetään myös laskutukseen sekä mahdollisten läsnäolotodistusten ja opinnäytepalautteiden kirjoittamista varten. Kumon kirjanpidosta ja laskutuksesta vastaa Pian tilit Tmi y-tunnus: 2166511-6
Rekisteri on tallennettu paperisena ja Kumon toimistossa olevalle tietokoneelle sekä ulkoiselle kovalevylle, jota säilytetään arkistokaapissa. Kumo siirtyy sähköiseen arkistointiin 2019 aikana ja tästä ilmoitetaan erikseen.
Rekisterissä on oppilaan etu- ja sukunimet, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, soitin, aloitus- ja lopetusajankohdat. Rekisterissä on myös oppilaan huoltajan/ yhteyshenkilön etu- ja sukunimet, puhelinnumero ja sähköpostiosoite/ postiosoite laskutusta ja yhteydenpitoa varten. Rekisterissä on tiedot asiakkaiden kuvaus- ja tallennusluvista. Rekisterissä on mahdollisten edunvalvojien tiedot laskutusta ja yhteydenpitoa varten. Henkilötietolain (523/99) mukaan on rekisteriin merkityt oppilas/asiakastiedot annettava pyydettäessä.
Rekisteriin tallennetut tiedot: Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä ja Kumon henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Henkilötietoja luovutetaan vain asiakkaan omalla suostumuksella. Suostumuksia, lupia ja kieltoja kysytään oppilassuhteen alussa tulostettavalla lomakkeella. Oppilas voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen luovutukseen.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta itseltään, huoltajalta tai asumisyksiköltä. Tietoja saadaan myös asiakkaalta puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietoja luovutetaan KUMO Ay:n tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Rekisterin suojauksen perusteet: Henkilötietoja käyttävät ainoastaan asiakkaan opetukseen tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Työntekijöiden käyttöoikeudet asiakasrekisteritietoihin on määritetty siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Sähköisessä arkistointiin siirryttäessä sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot suojataan ulkopuoliselta käytöltä. Sähköisestä rekisterin suojauksesta on laadittu erillinen omavalvontasuunnitelma. Paperisessa muodossa olevat henkilöasiakirjat säilytetään lukituissa arkistokaapeissa.
Rekisteröidyn tarkastusoikeus: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan ilman tarpeetonta viivytystä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Eväämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle tai jonkun muun oikeuksille. Tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen selvitys. Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.
Tarkastuoikeuden toteutus ja järjestäminen: Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Tarkastuspyyntö osoitetaan yrityksen vastaavalle henkilölle (toimitusjohtaja tai rehtori) ja tarkastaminen toteutetaan erikseen sovittuna aikana. Henkilötietorekisterin tarkastaminen tapahtuu yhdessä vastaavan henkilön kanssa kanssa. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada ne kopiona.
Tiedon korjaaminen ja sen toteutus: Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli korjausvaatimus on oikeutettu, korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan siten että ne on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman ja päiväyksen tulee ilmetä asiakirjoista. Mikäli tiedon korjausvaatimusta ei hyväksytä, annetaan asiakkaalle kirjallinen selvitys.
Korjauspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa. Pyyntö on perusteltava.